|
Frequently Asked Questions
Translational Research
Programm
FAQ zur Abrechnung der bewilligten Mittel
Was passiert, wenn bei der Abrechnung
Originalbelege fehlen?
Gibt es ein Formular für die Abrechnung
von Reisekosten?
Welche Nachweise müssen bei
Tagungs- und Kongressbesuchen vorgelegt werden?
Wie rechnet man Reisekosten
ab, wenn es keinen "Originalbeleg" gibt?
Wie verrechnet man Aufenthaltskosten
ausländischer GastforscherInnen?
Was passiert, wenn die Vorlagefrist
für Jahresverwendungsnachweise oder Endabrechnungen/Endberichte nicht
eingehalten werden kann?
Warum stimmt manchmal der vorgedruckte
Saldovortrag auf den Abrechnungsformularen des FWF nicht mit dem Projektsaldo
überein?
Was ist bei der Eröffnung
des Projektleiterkontos zu beachten?
Was ist bei der Abrechnung
von Kongressreisen zu beachten?
Welche Auswirkung hat das Globalbudget auf die Mittelverwendung?
Ich habe gehört, man kann in FWF-Projekten doch auch
DoktorandInnen über ein Stipendium finanzieren. Ist das richtig?
Was passiert,
wenn bei der Abrechnung Originalbelege fehlen?
Bitte haben Sie Verständnis, dass die Vorlage der Originalrechnung
die Voraussetzung für die Anerkennung der Abrechnung ist. Bei “verlegten”
oder “verlorengegangenen” Originalrechnungen riskiert die Projektleitung,
dass der Betrag der fehlenden Rechnungen zurückgezahlt werden muss.
Achtung: Wenn es sich um ein Projekt handelt, das ab dem 1. Jänner
2004 neu an einer Universität beginnt (Anwendbarkeit des UG 2002),
verwaltet die Universität die Mittel und die Originalbelege verbleiben
bei der Universität. Beachten Sie auch die Änderungen bei Geräteanschaffungen
bei am 1. Jänner 2004 bereits laufenden Projekten, wenn Ihre Forschungsstätte
dem UG 2002 unterliegt.
> Details
zu den Auswirkungen des UG 2002
nach oben
Gibt es
ein Formular für die Abrechnung von Reisekosten?
Ja. Das Formular ist als Hilfestellung bei der Abrechnung gedacht. Wenn
Ihre Forschungsstätte inhaltlich vergleichbare bzw. besser auf die
konkrete Projektreisetätigkeit abgestimmte Formulare auflegt, können
Sie diese weiterhin verwenden.
> Abrechnungsformular für
Reisekosten (Word)
> Abrechnungsformular für
Reisekosten (PDF)
nach oben
Welche
Nachweise müssen bei Tagungs- und Kongressbesuchen vorgelegt werden?
Bei der jeweiligen Jahres- oder Endabrechnung sind der "letter of
acceptance" und die Originalrechnung (ausgenommen Forschungsstätten,
die dem UG 2002 unterliegen) vorzulegen. Falls kein letter of acceptance
vorhanden ist, genügt ein Auszug aus dem Programm (bitte nur relevante
Seiten, keine ausführlichen Kopien des gesamten Programmes). Wenn
vorhanden, kann selbstverständlich auch eine e-mail-Bestätigung
des Veranstalters über die Annahme eines Vortrages/Posters als Nachweis
der Präsentation vorgelegt werden. Voraussetzung dafür ist,
dass der Absender eindeutig der Veranstaltung zugeordnet werden kann.
Wichtig: Der Nachweis der Präsentation von Projektergebnissen ist
der Abrechnung immer beizulegen, auch bei Projekten, deren Mittel gemäß
UG 2002 von einer Universität als Forschungsstätte verwaltet
werden und bei denen daher die Originalrechnungen an der Universität
verbleiben.
nach oben
Wie
rechnet man Reisekosten ab, wenn es keinen "Originalbeleg" gibt?
Bei der Geltendmachung von Reisegebühren ist
die von der/vom Reisenden unterschriebene Aufstellung (Reisende/-r, Projektnummer,
Reiseziel, Anzahl und Höhe der verrechneten Tages- und/oder Nächtigungssätze,
Gesamtsumme, Datum) der Originalbeleg, dasselbe gilt bei Kilometergeld-Abrechnungen.
Wenn auf Hauptverkehrsstrecken der Bahn der eigene PKW verwendet wird,
können die Kosten der Bahnfahrt 2. Klasse geltend gemacht werden
(wieder in Form einer unterschriebenen Aufstellung mit Hinweis auf die
PKW-Verwendung).
Beachten Sie bitte, dass neben
dem Kilometergeld keine zusätzlichen "tatsächlichen"
Kosten (wie z.B. Autobahngebühr, Vignette, Tankfüllung etc.)
abgerechnet werden dürfen. Mit dem geltendgemachten Kilometergeld
sind alle anfallenden Kosten abgedeckt. Irrtümliche Doppelverrechnungen
müssen von der Revisionsabteilung des FWF auch bei "Bagatellbeträgen"
zurückgefordert werden.
> Details zu den Reisegebühren
nach oben
Wie
verrechnet man Aufenthaltskosten ausländischer GastforscherInnen?
Als Richtwert können die Inlandssätze
der Reisegebührenvorschrift (PDF-Download) des Bundes herangezogen
werden. In dieser Höhe genügt als Beleg eine von der Gastforscherin/vom
Gastforscher unterschriebene Empfangsbestätigung für den erhaltenen
Betrag und über die Dauer des Aufenthaltes/der Mitwirkung im Projekt.
nach oben
Was
passiert, wenn die Vorlagefrist für Jahresverwendungsnachweise oder
Endabrechnungen/Endberichte nicht eingehalten werden kann?
Eine kurze Information muss vor Ablauf der Frist
an die Revisionsabteilung geschickt werden: Isabell Wulf-Huber.
Verlängerungen der Vorlagefrist bis 1 Monat (bei Erkrankungen, Auslandsaufenthalten
etc. auch länger) werden unbürokratisch erfasst. Wenn der FWF
aber bereits die Mahnung (mit Sperrenandrohung) verschickt hat, gibt es
keine Fristverlängerung im Nachhinein mehr.
nach oben
Warum
stimmt manchmal der vorgedruckte Saldovortrag auf den Abrechnungsformularen
des FWF nicht mit dem Projektsaldo überein?
Ein häufiger Grund für kleinere Differenzbeträge
ist, dass bei der Berechnung der Kontospesen übersehen wird, dass
die meisten Banken Spesen und Kontogebühren nicht nur einmal jährlich,
sondern zu jedem Quartalsende verrechnen. Eine weitere häufige Fehlerquelle
sind kleinere Handkassabestände aus dem Vorjahr, die bei der folgenden
Abrechnung des laufenden Jahres häufig vergessen werden.
nach oben
Was
ist bei der Eröffnung des Projektleiterkontos zu beachten?
Das Konto muss namentlich auf die/den ProjektleiterIn
lauten. Die jeweilige FWF-Projektnummer muss auf den Kontoauszügen
ausgewiesen werden.
Bei sogenannten "Modulkonten" und ähnlichen Sondervereinbarungen
(die meist kostengünstiger sind als Einzelabrechnungen für alle
Buchungen auf dem Konto) kann es sein, dass die Projektnummer von der
Bank nur bei den Kontoauszügen mit den Quartalsendständen ausgewiesen
wird. Das ist in diesem Fall ausreichend.
Wenn Ihr Projekt ab dem 1. Jänner 2004 neu an einer
Forschungsstätte beginnt, die dem UG 2002 unterliegt, ist von Ihnen
kein Projektleiterkonto mehr zu eröffnen.
> Details
zu den Auswirkungen des UG 2002
nach oben
Was
ist bei der Abrechnung von Kongressreisen zu beachten?
Kongressreisen sind unter der Kostenstelle "Reisekosten"
abzurechnen. Der FWF benötigt eine Reisekostenabrechnung (siehe Musterformular)
mit allen Originalrechnungen. Bitte auch Flugticket und Kongressbestätigung
nicht vergessen, Sie vermeiden dadurch nachträgliche Urgenzen. Der
Kongressabrechnung ist immer der "letter of acceptance" oder
zumindest jene Seite des Tagungsberichtes beizulegen, aus der hervorgeht,
dass vom Reisenden/von der Reisenden Projektergebnisse (oder ein Poster)
präsentiert wurden. Achtung: Wenn die komplette "Kongressbuchung"
via Internet erfolgt, unbedingt einen Ausdruck anfertigen - sonst werden
später Urgenzen von Bestätigungen wie Teilnahmebestätigung,
Bestätigung des Vortrages, Bestätigung der Zahlung der Kongressgebühr
erforderlich, die bei einigen Veranstaltern schwierig zu bekommen sind.
nach oben
Welche Auswirkung
hat das Globalbudget auf die Mittelverwendung?
Das Globalbudget räumt der Projektleitung mehr Freiheit in der Mittelverwendung
ein. Es ist aber darauf zu achten, dass ein unmittelbarer Projektbezug
der Ausgaben weiterhin
gegeben sein muss.
nach oben
Ich habe
gehört, man kann in FWF-Projekten doch auch DoktorandInnen über
ein Stipendium finanzieren. Ist das richtig?
Nein. Stipendien sind ausschließlich für DiplomandInnen (nur
im Zusammenhang mit einer projektrelevanten Diplomarbeit!) zulässig
und sind über den Personalkostenkreis (bei Nicht-UG-Projekten: über
das Lohnbüro) abzuwickeln. DoktorandInnen können in FWF-Projekten
ausschließlich mit Dienstvertrag beschäftigt werden.
nach oben
> zurück zur Übersicht
|
