Frequently Asked Questions

Translational-Research-Programm

FAQ zu Dienstverträgen, Werkverträgen etc.

In welcher Form können Personen an einem FWF-Projekt mitwirken? Worauf muss man besonders aufpassen?

Welches Gehalt bekomme ich?

Wie kann ich in einem FWF-Projekt FerialpraktikantInnen finanzieren?

In welcher Form können Personen an einem FWF-Projekt mitwirken? Worauf muss man besonders aufpassen?
Dienstvertrag:
Für eine laufende Mitarbeit wird in der Regel ein (befristeter) Dienstvertrag (Kostenart: Personalkosten) abzuschließen sein. Für die finanzielle Abwicklung ("Lohnverrechnung") sieht der FWF zwingend die Einschaltung der Steuerberatungskanzleien des FWF als Lohnbüros vor, um die ProjektleiterInnen von dieser Aufgabe zu entlasten und um Fehler bei der Lohnsteuer und bei den Sozialversicherungsbeiträgen zu vermeiden. Es gibt allerdings einige institutionell bedingte Ausnahmen (außeruniversitäre Institute). Bei Projekten, die ab dem 1. Jänner 2004 an einer Forschungsstätte beginnen, die dem UG 2002 unterliegt, wird die Universität Dienstgeberin und übernimmt damit auch die Lohnverrechnung. Es ist Aufgabe der Projektleitung, jede Änderung im laufenden Projekt (Unterbrechung, Verlängerung) der gehaltsverrechnenden Stelle (Lohnbüro, Universität) mitzuteilen. Der FWF übernimmt die Kosten der gesetzlich zustehenden Abfertigung für die Zeit der Projektmitarbeit (bei älteren Dienstverträgen, bei denen noch keine Beiträge für die Mitarbeitervorsorgekasse zu zahlen sind), nicht aber Kosten für Urlaubsabfindungen oder -entschädigungen. Der Urlaub ist zu konsumieren.

Werkvertrag:
Für die Erstellung selbständiger Werke durch Dritte, die eigene Betriebsmittel für die Werkerstellung verwenden, ist auch der Abschluss von Werkverträgen (Kostenstelle = Sonstige Kosten) möglich. Hier ist aber zu prüfen, ob es sich tatsächlich um "echte" Werkverträge handelt. Am "sichersten" ist der Abschluss von Werkverträgen mit Personen, die für ihre Tätigkeit einen Gewerbeschein besitzen. Da dies bei Wissenschafterinnen und Wissenschaftern nicht zwingend ist, sollte sich die Projektleitung bei größeren Werkverträgen jedenfalls die erfolgte Anmeldung des Werkvertragnehmers/der Werkvertragnehmerin als neue/r Selbständige/r bei der Sozialversicherungsanstalt der Gewerblichen Wirtschaft bestätigen lassen. Werkverträge können auch mit Personen abgeschlossen werden, deren dauernder Wohnsitz im Ausland liegt, wenn diese zur Werkerstellung am besten geeignet sind. Finanzielle Abwicklung: Werkvertragsmittel sind von der Projektleitung auf das ProjektleiterInnenkonto anzufordern und dann auszuzahlen/zu überweisen (ausgenommen Projekte, die ab dem 1. Jänner 2004 beginnen und deren Forschungsstätte dem UG 2002 unterliegt: Anforderung der Mittel durch die Projektleitung auf das von der Universität angegebene Konto, Zahlung durch die Finanzabteilung/Quästur auf Aufforderung der Projektleitung mit Beilage des Werkvertrages - bei Teilzahlungen unbedingt immer Kopie des Werkvertrages beilegen). Für Werkverträge über EUR 750 sind die FWF-Werkvertragsformulare zu verwenden.
> Werkvertragsformular (PDF-Download)

Geringfügige Beschäftigung:
Für kleinere unselbständige Arbeiten (z. B. Routinetätigkeiten, Laborarbeiten) gibt es das Instrument der "geringfügig Beschäftigten". Bis zu einer sozialversicherungsrechtlichen Grenze, die sich jedes Jahr leicht erhöht, fallen nur Kosten für Familienlasten-Ausgleichsfonds und Unfallversicherung an (=Vorteil bei der Vergabe von kleineren Arbeiten mit höherem Unfallrisiko, z.B. Laborarbeiten). Die finanzielle Abwicklung erfolgt über die gehaltsverrechnenden Stellen (Lohnbüro, Universität). Wenn mehrere GBs beschäftigt werden (ab dem 1,5 fachen monatlichen Höchstbetrag) ist eine zusätzliche Abgabe von 16,4 % zu berücksichtigen). In Projekten, deren Forschungsstätte dem UG 2002 unterliegt, ist die Leistung dieser zusätzlichen Abgabe abhängig von der Gesamtzahl der GB an dieser Forschungsstätte - das kann zu Mehrkosten für das Projekt führen, die aus den bewilligten Projektmitteln zu finanzieren sind.

Freie Dienstverträge:
Hier verpflichtet sich jemand zur wiederkehrenden Erbringung von Dienstleistungen, (Sozialversicherungspflicht für den "AuftraggeberInnen-Anteil" durch die/den AuftraggeberIn bei der Gebietskrankenkasse wie beim Dienstvertrag). Die arbeits- und sozialrechtlichen Voraussetzungen für dieses Instrument werden in FWF-Projekten eher selten erfüllt. FWF-Kostenart: Werkverträge, Abwicklung über die gehaltsabrechnenden Stellen.

Forschungsbeihilfen für DiplomandInnen:
An DiplomandInnen können EUR 440 pro Monat als Forschungsbeihilfe (über die gehaltsverrechnenden Stellen) ausbezahlt werden. Aufgrund eines Erlasses des Finanzministeriums geht dabei die Familienbeihilfe nicht verloren. Die Mitversicherung bei den Eltern ist weiter möglich.

Selbstantragstellung:
Diese Mittel wurden zuletzt bei neu beginnenden Projekten/Selbstantragstellungen über die Lohnbüros ausbezahlt (mit Beitragsabführung für "Neue Selbständige" an die Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft). Für die Versteuerung ist hier der/die SelbstantragstellerIn selbst verantwortlich (Einkünfte aus selbständiger wissenschaftlicher Tätigkeit). Bei neu beginnenden Projekten ab dem 1. Jänner 2004 haben sich bei Projekten an einer dem UG 2002 unterliegenden Forschungsstätte alle Universitäten bereit erklärt, die DienstgeberInnen-Funktion zu übernehmen und die SelbstantragstellerInnen direkt anzustellen. Weisen Sie bitte bei der Kontaktaufnahme mit der Personalabteilung der Universität unbedingt gleich darauf hin, dass Sie das Projekt als "SelbstantragstellerIn" bewilligt bekommen haben.
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Welches Gehalt bekomme ich?
Das Präsidium des FWF legt jährlich ein Gehaltsschema fest. Die Personalkostensätze des FWF sind Richtsätze, die bei Bedarf auch erhöht werden können. Eine Erhöhung kann durch Umwidmung von Projektmitteln erfolgen, also durch Verzicht auf andere Kostenarten oder durch Verkürzung der Anstellungsdauer.
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Wie kann ich in einem FWF-Projekt FerialpraktikantInnen finanzieren?
FerialpraktikantInnen sind ausschließlich über den Personalkostenkreis abzurechen (bei „Nicht-UG“- Projekten Anstellung bei der Projektleitung/Abwicklung über das Lohnbüro!). Eine Auszahlung aus den Sachmitteln (z.B. über „Sonstige Kosten“) ist falsch und kann zu erheblichen Nachzahlungen bei einer späteren Lohnsteuer/Gebietskrankenkassenprüfung führen!
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