Back Office Assistenz

Dir liegt die selbständige und sorgfältige Abwicklung von Routineprozessen in einem komplexen Umfeld und du bist zudem technikaffin und sprachlich begabt? Dann könnte diese Stelle genau zu dir passen!

*Das sind deine zukünftigen Hauptaufgaben

Als Assistenz im Büro der Geschäftsführung fallen folgende Tätigkeiten in dein Aufgabengebiet:

1.) Abwicklung von Routineprozessen, u.a.

- Datenbankwartung (Projektverwaltung, Kontaktverwaltung, etc.)

- Vorbereitung von Dokumenten (Verträge, Folien, etc.)

- Dokumentenmanagement (DocuSign, elektronische Ablagen etc.)

- Postbearbeitung (Post, E-Mail, Lieferungen)

- Laptopverwaltung (Ausgabe, Rücknahme, Rücksetzen)

2.) Termin- und Reisemanagement inkl. Betreuung von (Online-)Meetings

3.) Ansprechperson für Mitarbeitende am Standort Wien im multikulturellen Umfeld

4.) Anlaufstelle für (inter-)nationale akademische und industrielle Geschäftskontakte

*Das bieten wir dir

Du hast bei uns eine Vier- oder Fünf-Tage-Woche in einem öffentlich gut erreichbaren Büro in der Muthgasse im 19. Bezirk (direkt an der U4 – Station Heiligenstadt). Unser Team ist stets hilfsbereit und zeichnet sich durch einen kollegialen und wertschätzenden Umgang aus. Die gesetzliche Mittagspause wird bezahlt und ein Paket an freiwilligen Sozialleistungen (zB Essensgutscheine oder Öffi-Tickets) ist ebenso Teil unserer modernen Unternehmenskultur.

*Das ist uns wichtig

Diese Stelle passt zu dir, wenn du im Umgang mit Mitmenschen geduldig und beharrlich bist, du über ausgezeichnete Umgangsformen verfügst sowie anpassungsfähig, präzise und stressresistent bist. Außerdem legen wir Wert auf:

-sehr gute Ausdrucksfähigkeiten in Deutsch und Englisch

-einwandfreie Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse

-hervorragende Kenntnisse in MS Word

-sehr guten Umgang mit MS Excel und PowerPoint

*Das solltest du noch wissen

Das monatliche Mindest-Bruttogehalt auf Vollzeitbasis (40 Wochenstunden) beträgt € 2.200,00 (14x jährlich). Je nach Erfahrung ist auch eine Überzahlung möglich.

Die acib GmbH ist ein hochkarätiges Forschungsunternehmen mit Schwerpunkt industrieller Biotechnologie mit internationalen Mitarbeitenden und Geschäftskontakten. Durch deine wertvolle Arbeit unterstützt du unsere Forschenden an einer nachhaltigen und besseren Zukunft zu arbeiten.

Mehr Infos und warum acib eine gute Wahl ist, findest du unter: www.acib.at/career

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Interessiert? Dann freuen wir uns über deine Bewerbung!

Bitte sende uns deine Bewerbung ausschließlich online über short.acib.at/10-2024

Ende der Bewerbungsfrist: 26.08.2024 (Eintritt ehestmöglich)

Wir sind stolz darauf, ein Equal Opportunity Employer zu sein. Wir stellen auf der Grundlage von Erfahrung

und Qualifikationen ein und berücksichtigen dabei die Anforderungen der jeweiligen Stelle. Es ist uns besonders wichtig, dass unsere Stellenangebote alle Menschen ansprechen, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Herkunft, Alter, Nationalität oder Religion.